中國地質大學長城學院文件
中地長院字【2009】27號 簽發(fā)人：王欣
關于下發(fā)《中國地質大學長城學院
畢業(yè)生檔案管理辦法（試行）》的通知
各處室、系（部）、中心、館：
為了做好我院畢業(yè)生檔案材料的收集、歸檔和管理工作，確保畢業(yè)生檔案的規(guī)范性與完整性，結合我院實際，特制定《中國地質大學長城學院畢業(yè)生檔案管理辦法（試行）》?，F(xiàn)下發(fā)至相關部門，望遵照執(zhí)行。
中國地質大學長城學院
二00九年四月十五日
中國地質大學長城學院畢業(yè)生檔案管理辦法（試行）
為了做好我院畢業(yè)生檔案材料的收集、歸檔和管理工作，確保畢業(yè)生檔案的規(guī)范性與完整性，結合我院實際，特制定本辦法。
一、畢業(yè)生檔案入檔內容和范圍
1、入學材料：高考錄取檔案。
2、學習材料：各學期成績單。
3、組織材料：加入共青團的材料（申請書和志愿書）、加入中國共產黨的材料（申請書、志愿書、思想匯報、轉正申請等）。
4、畢業(yè)材料：畢業(yè)生登記表、實習鑒定表。
5、獎勵材料：評優(yōu)、評先、評獎學金登記表。
6、處分材料：受處分及撤銷處分的文件。
7、體檢材料：入學體檢表、體檢復查表、畢業(yè)生體檢表。
8、學籍變動材料：留降級、休學、轉學（轉入、轉出）有關材料。
9、每學年學生綜合素質測評表。
二、歸檔要求
1、各種材料必須是辦理完畢的正式文件材料。
2、材料必須完整、真實，文字清晰，對象明確，注明承辦單位及時間。
3、手續(xù)必須完備，凡材料規(guī)定由組織審查蓋章的，必須加蓋公章，個人文字材料必須有本人簽字。
4、各類材料只能用碳素墨水書寫。
三、畢業(yè)生檔案收集整理
1、畢業(yè)生檔案統(tǒng)一存放于學院學生檔案室，由專人妥善保管。
2、在學生畢業(yè)前學院組織各系進行畢業(yè)生檔案整理工作。
3、在整理檔案的過程中，對照《中國地質大學長城學院畢業(yè)生大學期間檔案材料目錄》進行逐項整理。
4、在每年的五月份開始組檔。組檔人員應認真細致，避免差錯。按照入檔目錄清單整理妥當后，以系為單位在規(guī)定的時間統(tǒng)一移交學院學生檔案管理辦公室，檔案交接時必須認真清點，核對登記。
5、要保證存檔期間檔案材料的完整性和準確性，不得遺失、撤換、增加、隨意涂改或銷毀檔案材料。
四、畢業(yè)生檔案轉遞辦法
1、已就業(yè)的畢業(yè)生檔案，可由畢業(yè)生本人自帶。畢業(yè)生攜報到證、就業(yè)協(xié)議書及就業(yè)單位調檔函來學院學生檔案管理辦公室調取檔案。已就業(yè)但就業(yè)單位不承擔檔案管理的，可轉至人才交流中心做人事代理。
2、如用人單位或人事代理機構要求由學校郵寄檔案的，畢業(yè)生應注明檔案接收單位名稱、郵編和檔案轉寄詳細地址，否則不予郵寄，郵寄費用學生自理。
3、畢業(yè)時未落實就業(yè)單位的畢業(yè)生，根據本意愿，其檔案的管理有二種情況：一是轉回生源所在地。檔案隨《報到證》轉至生源所在省轄市人事或就業(yè)主管部門；二是轉至人才交流中心。檔案隨《報到證》轉至人才交流中心，由人才交流中心進行人事代理。
4、畢業(yè)生檔案至多可在學院保留兩年（從畢業(yè)時間算起）。逾期將轉回生源地人事、就業(yè)管理部門。
5、學生檔案必須經嚴格密封。
6、考上研究生的畢業(yè)生檔案，憑錄取院校的調檔函及所在系出示的證明材料提取個人檔案。
7、在移交和接受檔案時，要做到檔案與檔案登記表兩對照，完善檔案管理的有關手續(xù)和制度。
五、辦理時間
在畢業(yè)生畢業(yè)手續(xù)辦理完成后，即可到相關部門辦理畢業(yè)生檔案轉遞手續(xù)。
六、本辦法自公布之日起執(zhí)行。
七、解釋權歸學生工作處。