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人事檔案管理制度 規(guī)章制度加入時間:2010年06月03日信息來源:本站原創(chuàng)作者:admin訪問量: |
一、目的 為加強(qiáng)學(xué)院檔案的收集、整理、保管和利用，提高檔案管理水平和服務(wù)水平，促進(jìn)我院人事檔案管理工作推進(jìn)順暢，以起到提高我院發(fā)展實(shí)力的作用。 二、原則 安全、保密、系統(tǒng)和完整的原則。 三、管理體制 原則上學(xué)院行政人員的人事檔案由學(xué)院人事處保管，其他人員的人事檔案由所在部門派專人負(fù)責(zé)管理。 四、檔案分類 學(xué)院職工人事檔案分為試用期職工檔案和正式員工檔案兩大類： （一）試用期職員檔案 1、分類：試用期職工檔案可分為基本工資類；試用期考核類；轉(zhuǎn)正材料類等。 2、材料包括： （1）求職書、個人簡歷、筆試試卷、面試評價表、員工登記表、技能調(diào)查表、身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證及各類資格證書復(fù)印件、試用期勞動合同等； （2）轉(zhuǎn)正申請、試用期末考核記錄及其他與轉(zhuǎn)正有關(guān)的材料。 （二）正式員工檔案 1、分類：正式員工檔案可分為基本資料類、合同協(xié)議類、培訓(xùn)類、考核類、工資類、職務(wù)變動類、獎懲類和離職類等。 2、材料包括： （1）求職書、個人簡歷、筆試試卷、面試評價表、員工登記表、技能調(diào)查表、身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證及各類資格證書復(fù)印件等個人基本資料； （2）勞動合同及補(bǔ)充協(xié)議、保密協(xié)議等各種協(xié)議； （3）培訓(xùn)申請、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)心得和培訓(xùn)效果評估等與培訓(xùn)相關(guān)的資料； （4）試用期的各類考核材料、正式錄用后每季度或每年的考核材料等； （5）工資記錄、調(diào)薪記錄等； （6）職位說明書、職務(wù)變動等記錄和資料； （7）各類獎勵、處罰材料； （8）離職申請、離職交接手續(xù)等相關(guān)資料； （9）其他無法歸入以上八項(xiàng)的材料。 五、人事檔案的歸類、排列與編號 （一）人事檔案的歸類 人事檔案劃分九類后，應(yīng)把每份材料歸入相應(yīng)的類別中去。具體歸類方法如下： 1、按文件材料的名稱歸類：凡文件材料有準(zhǔn)確名稱的，即按名稱歸入所屬類別。 2、按文件內(nèi)容歸類：對只看名稱還無法確定類目歸屬的材料，應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容歸入相應(yīng)的類別。若材料內(nèi)容涉及幾個類目時，則應(yīng)根據(jù)主要內(nèi)容歸入相應(yīng)類目。 （二）人事檔案的排列 人事檔案歸類后，每類中的材料應(yīng)按一定的順序排列，即按照材料形成的時間先后，從遠(yuǎn)到近，依次排列。采用這種辦法便于掌握員工的成長和發(fā)展變化，有利于新材料的繼續(xù)補(bǔ)充。 （三）人事檔案的編號 按照一定的順序?qū)γ烤砣耸聶n案科學(xué)地編號是檔案整理和保管工作的重要一環(huán)。它對鞏固整理成果、固定檔案排列順序、方便保管和查找利用有著重要的作用。人事檔案的編號方法很多，如漢語拼音編號法、筆形編號法和姓氏筆畫編號法等。 1、漢語拼音編號法 （1）全拼音排序法，其操作方法如下： 姓，按拼音字母的次序排列，第一個字母相同再按第二個字母的次序排列；在同姓中，按名字的每一個字的拼音字母順序排列。 名字，先按第一個字的拼音字母排列，如第一個字的拼音相同，則按每二個字的拼音字母的順序排列。遇復(fù)姓四個字的姓名也依此類推。 根據(jù)人事檔案的特點(diǎn)，目前學(xué)院采用此類方法進(jìn)行排序編號。 （2）半拼音排序法，是指姓氏取全拼音，名字只限漢語拼音的字頭，其操作方法如下： 先排姓的先后順序；姓氏相同按名字的第一個字的拼音字頭排序；名字第一個字的拼音字母相同，則按名字的第二個字的拼音字頭號排序。 2、筆形編號法，又稱“四角號碼法”（略） 3、姓氏筆畫編號法（略） 4、單位編號法（略） 5、分類編號法（略） 六、人事檔案保管的物質(zhì)條件 （一）文件夾：試用期員工檔案屬臨時檔案，用普通文件夾暫時保存。試用期滿經(jīng)考核轉(zhuǎn)為正式職工后，按正式職工的要求歸檔和管理檔案。 （二）檔案袋：正式員工檔案用檔案袋保存。 檔案袋是人事檔案的主要包裝材料。它不僅能保護(hù)檔案材料，減少磨損，防止光線、灰塵和有害氣體對檔案的損壞，同時又是人事檔案的封面，有利于檔案的檢索和存放。 1、檔案袋規(guī)格：長30cm,寬24cm。 2、檔案袋材料：選用內(nèi)頁共60頁的透明膠紙的文件夾。 3、檔案袋顏色：應(yīng)采用淺淡色，目前采用淺藍(lán)色。 七、人事檔案提供利用方式 人事檔案提供利用的方式是檔案管理部門在可提供利用的范圍內(nèi)，提供檔案的具體形式。目前，提供利用方式主要有查閱、調(diào)閱、出具證明材料、提供人事資料卡片和提供人事工作信息等。 1、查閱 查閱是相關(guān)利用者到人事檔案管理部門去查看所需要了解的檔案材料，無關(guān)人員不得要求檔案查閱。檔案管理部門在提供查閱時，應(yīng)做好相應(yīng)的查閱登記。 2、調(diào)閱 調(diào)閱是相關(guān)利用者為了完成某項(xiàng)人事工作任務(wù)，通過查閱不能滿足其需要時，必須將人事檔案借出使用而采取的一種利用方式。借閱人事檔案必須嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，借出時間一般不超過兩周，借出的檔案逾期未還時，檔案管理部門要及時催還或續(xù)辦延長手續(xù)。不相關(guān)部門人員調(diào)閱檔案在《調(diào)閱登記薄》上登記并呈存檔案部門主管核準(zhǔn)后，才可調(diào)閱。調(diào)閱檔案時間以兩天為限，不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、復(fù)印。 3、出具證明材料 出具證明材料是在提供利用的范圍內(nèi)，由管理部門對人事檔案的有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行摘抄和復(fù)制，形成單獨(dú)材料，以證明該人的情況。出具的檔案證明應(yīng)認(rèn)真校對、審查，經(jīng)檔案管理部門主管批準(zhǔn)后，加蓋部門公章后方可發(fā)出。 4、人事資料卡 每個檔案都建立一張人事資料卡，記載存檔人基本信息資料。根據(jù)需要了解的問題，查閱者可摘抄人事資料卡的相關(guān)內(nèi)容或復(fù)印資料卡。 5、其他需要存檔的資料。 八、人事檔案的保存期限與銷毀 1、學(xué)院建立的內(nèi)部人事檔案原則上永久保存，對于辭職、辭退和離職等人員檔案，自職工離職之日起保存一年后方可銷毀。 2、各類檔案應(yīng)根據(jù)規(guī)定定期進(jìn)行鑒定，此項(xiàng)工作由學(xué)院指定部門根據(jù)檔案的保管期限和再利用價值進(jìn)行鑒定。凡需銷毀的檔案應(yīng)登記造冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后方可銷毀。 3、學(xué)院人事部門每年對收集、整理、利用、銷毀的檔案分別進(jìn)行全面統(tǒng)計(jì)并上報。 九、獎勵和處罰 1、學(xué)院對在檔案的收集、整理、立卷、歸檔等工作中成績顯著的部門和個人予以獎勵。 2、學(xué)校對以下部門或個人予以獎勵：舉報、制止檔案違法行為或在查處檔案違法案件表現(xiàn)突出的；熱心資助檔案事業(yè)事跡突出的；在其他方面對檔案工作作出突出貢獻(xiàn)的。 3、學(xué)校對以下部門或個人予以行政處分或罰款：損壞、丟失學(xué)校檔案的；擅自提供、抄錄、公布、偽造檔案的；不按規(guī)定歸檔或不按期歸檔的；明知保存的檔案面臨危險而不采取措施造成檔案損失的。情節(jié)嚴(yán)重的應(yīng)追究刑事責(zé)任。 |